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SEVE

Política de tratamiento de datos personales

Cómo se recolectan, usan, comparten, protegen y suprimen los datos personales de la comunidad educativa en la plataforma SEVE, conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015.

Versión 1.0 Vigente desde el 8 de agosto de 2026 Ley 1581 de 2012

1. Responsable y encargado

Rodrigo de los Ríos Ospina, NIT 70119014-0, con domicilio en Calle 10 N.º 21-46, Condominio Los Lagos, Cartago, Valle del Cauca, Colombia, desarrolla y opera la plataforma SEVE.

Área responsable
Área de Protección de Datos Personales
Correo de contacto
sevesoporte@gmail.com
Teléfono
(602) 209 9479
Dirección física
Calle 10 N.º 21-46, Condominio Los Lagos, Cartago, Valle del Cauca
Horario de atención
Lunes a viernes, 7:00 a. m. a 5:00 p. m. (hora de Colombia)

2. Marco normativo

Esta política se expide en cumplimiento de:

  • Ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015 (régimen general de protección de datos personales).
  • Ley 1266 de 2008, en lo pertinente.
  • Ley 1098 de 2006, Código de la Infancia y la Adolescencia.
  • Ley 115 de 1994, Decreto 1290 de 2009 y Ley 1620 de 2013, que obligan a la institución educativa a conservar registros académicos y convivenciales.
  • Artículo 15 de la Constitución Política y la jurisprudencia constitucional sobre el habeas data.

3. Reparto de roles

Cada institución educativa es la responsable del tratamiento de los datos personales de sus estudiantes, acudientes y personal: define qué se recolecta, con qué finalidad y por cuánto tiempo, y expide su propia política de tratamiento.

Rodrigo de los Ríos Ospina actúa como encargado del tratamiento: trata los datos alojados en la plataforma únicamente por instrucción de la institución y para prestarle el servicio contratado. No los usa para fines propios, no los comercializa, no los cede a terceros con fines comerciales y no construye perfiles publicitarios con ellos.

En consecuencia, las solicitudes de conocimiento, actualización, rectificación o supresión sobre datos académicos y convivenciales deben dirigirse en primer lugar a la institución educativa del titular. Si se presentan ante nosotros, las trasladamos a la institución responsable dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informamos de ello al titular.

4. Datos que se tratan

  • Identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento, fecha y lugar de nacimiento, sexo, fotografía.
  • Contacto: dirección de residencia, teléfono fijo, número de celular, correo electrónico.
  • Familiares y de acudiencia: datos del padre, la madre o el acudiente, parentesco, ocupación y datos de contacto de emergencia.
  • Académicos: matrícula, grado, grupo, jornada, sede, calificaciones, indicadores de desempeño, inasistencias, promoción, certificados y constancias.
  • Convivenciales: registros del observador del estudiante, situaciones tipo I, II y III, compromisos, descargos y seguimientos.
  • De acceso y control: registros de ingreso y salida, retardos, código QR asignado y, cuando la institución use el módulo respectivo, plantilla biométrica de huella.
  • De alimentación escolar: registro de entrega de raciones del PAE.
  • De uso de la plataforma: usuario, fecha y hora de acceso, acciones registradas en la bitácora de auditoría y dirección IP.

5. Datos sensibles

Algunos módulos tratan datos que la ley califica como sensibles:

  • Datos biométricos: la plantilla de huella dactilar usada para el control de ingreso, cuando la institución activa ese módulo.
  • Datos de salud y discapacidad: los diagnósticos, apoyos y ajustes razonables consignados en el Plan Individual de Ajustes Razonables (PIAR) y en la información de inclusión escolar.

El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Cuando se recolectan, la institución debe informar expresamente su carácter sensible, la finalidad concreta y el carácter facultativo de la respuesta, y obtener autorización explícita. Estos datos se usan únicamente para la finalidad autorizada, con acceso restringido al personal que lo requiere por su función.

6. Datos de menores de edad

La mayor parte de la información tratada corresponde a niños, niñas y adolescentes. Su tratamiento se realiza siempre en respeto de sus derechos fundamentales y de su interés superior, se limita a lo estrictamente necesario para la prestación del servicio educativo y para el cumplimiento de las obligaciones legales de la institución, y requiere la autorización del padre, la madre o el representante legal, oída la opinión del menor cuando ello sea posible según su madurez.

Los datos de menores no se usan con fines comerciales, publicitarios, de elaboración de perfiles ni de entrenamiento de sistemas ajenos al servicio, y no se comparten con terceros distintos de los indicados en el numeral 10.

7. Finalidades

Los datos se tratan para:

  • Gestionar la matrícula, la asignación de grupos y la historia académica del estudiante.
  • Registrar calificaciones, generar boletines y certificados, y aplicar los criterios de promoción del Sistema Institucional de Evaluación.
  • Registrar y hacer seguimiento a la asistencia, los retardos y el ingreso a la institución.
  • Documentar el seguimiento convivencial en el observador del estudiante.
  • Elaborar y hacer seguimiento al PIAR y a los procesos de inclusión escolar.
  • Reportar y conciliar novedades ante el SIMAT y demás sistemas oficiales del sector educativo.
  • Registrar la entrega de raciones del Programa de Alimentación Escolar.
  • Comunicar a los acudientes los hechos académicos y de asistencia del estudiante por los canales autorizados.
  • Atender requerimientos de autoridades administrativas y judiciales.
  • Auditar el uso de la plataforma y garantizar la seguridad de la información.

8. Autorización

La autorización se obtiene por la institución educativa en el momento de la matrícula o de la vinculación laboral, por escrito o por medios electrónicos, y queda registrada de forma que pueda consultarse posteriormente.

No se requiere autorización cuando la información es solicitada por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, cuando media orden judicial, cuando se trata de datos de naturaleza pública, en casos de urgencia médica o sanitaria, o cuando el tratamiento está autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

9. Mensajería por WhatsApp

El número de celular del acudiente se usa para enviar notificaciones transaccionales de la institución únicamente si el acudiente lo autorizó previamente. Para prestar este servicio, el número y el contenido del mensaje se transmiten a la plataforma de mensajería de WhatsApp, operada por Meta Platforms, Inc., que actúa como proveedor tecnológico del canal y trata la información conforme a sus propias políticas.

El acudiente puede revocar la autorización en cualquier momento desactivando la opción en la agenda digital o solicitándolo a su institución. Los registros técnicos de entrega se conservan 90 días. El detalle del canal está en la página de mensajería.

10. Transmisión a terceros

Los datos pueden ser transmitidos únicamente a:

  • La propia institución educativa a la que pertenece el titular.
  • El proveedor de infraestructura de alojamiento y respaldo contratado, bajo acuerdo de confidencialidad y de tratamiento de datos.
  • El proveedor de la plataforma de mensajería, cuando la institución activa ese módulo y el acudiente lo autoriza.
  • Las autoridades públicas, administrativas o judiciales que lo requieran en ejercicio de sus competencias legales.

No se realizan transferencias ni transmisiones internacionales distintas a las necesarias para operar los servicios anteriores. En ningún caso se venden, arriendan ni ceden datos personales con fines comerciales o publicitarios.

11. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
  • Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable.
  • Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
  • Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

Estos derechos los ejerce el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro. Tratándose de menores de edad, los ejerce quien acredite su representación legal.

12. Consultas y reclamos

Las solicitudes se presentan a sevesoporte@gmail.com, indicando el nombre y documento del titular, la descripción de los hechos, la solicitud concreta, la dirección de notificación y los documentos que se quieran hacer valer. Si la solicitud recae sobre datos académicos o convivenciales, se traslada a la institución educativa responsable y se informa al solicitante.

Consultas
Se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible, se informa al interesado y se resuelve dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Reclamos
Se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles. Si no es posible, se informa al interesado y se resuelve dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Reclamo incompleto
Se requiere al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane. Si transcurridos dos (2) meses no aporta la información, se entiende desistido.
Supresión de datos
Ver las instrucciones de eliminación de datos.

13. Medidas de seguridad

  • Acceso mediante credenciales individuales y perfiles con permisos diferenciados por rol.
  • Aislamiento de la información: una base de datos y un subdominio por institución.
  • Cifrado del tráfico mediante HTTPS en todas las instancias y en el canal de mensajería.
  • Bitácora de auditoría que registra las operaciones sensibles, incluidos los cambios de calificación.
  • Copias de seguridad periódicas y procedimientos de restauración.
  • Acuerdos de confidencialidad con el personal y con los proveedores que acceden a la información.

Ninguna medida técnica elimina por completo el riesgo. En caso de incidente de seguridad que afecte datos personales, se informa a la institución responsable y se acompaña el reporte ante la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos legales.

14. Conservación y vigencia

Los datos se conservan mientras exista el vínculo del titular con la institución educativa y, después, durante el término que exijan las normas de archivo del sector educativo, en particular por tratarse de registros académicos que sustentan certificaciones de estudio. Vencido ese término y terminado el contrato con la institución, la información se suprime de forma segura salvo obligación legal en contrario.

Esta política rige desde el 8 de agosto de 2026 y permanece vigente mientras la plataforma esté en operación.

15. Cambios en la política

Cualquier cambio sustancial se comunica a las instituciones contratantes y se publica en esta página con un nuevo número de versión y fecha de vigencia antes de su entrada en vigor.